Документационное обеспечение управления: Учебное пособие для СПО

Description

В современном обществе востребованными специалистами стали люди, которые обладают конвергентностью, то есть могут применять в работе сразу несколько профессиональных навыков на стыке нескольких должностей. На рынке труда формируется тренд на профессионалов, обладающих разными навыками и умеющих совмещать это в своей работе. Кроме того, работодатели будут делать ставку на креатив, умение работника найти и предложить неординарные решения. Учебное пособие составлено в соответствии с программой учебной дисциплины «Документационное обеспечение управления» и предназначено для студентов учебных заведений среднего профессионального образования, обучающихся по специальностям: «Экономика и бухгалтерский учет», «Право и организация социального обеспечения», «Правоохранительная деятельность», «Коммерция» и др. Содержит все необходимые базовые сведения в области административного и кадрового делопроизводства в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97 2016 и с учетом изменений, внесенных в Трудовое законодательство в 2021 году. Рассмотрены особенности работы с обращениями граждан и с документами, содержащими коммерческую тайну и конфиденциальные сведения. С целью формирования необходимых компетенций к каждому разделу разработан Практикум с вопросами, тестами и заданиями. Изложенные в Практикуме задания в концентрированном виде структурируют учебный материал и способствуют его качественному запоминанию. В Приложении приведены примеры локальных нормативных актов. Соответствует современным требованиям Федерального государственного образовательного стандарта среднего профессионального образования и профессиональным квалификационным требованиям. Учебное пособие может быть полезным преподавателям учебных заведений, руководителям предприятий и организаций всех форм собственности, обучающимся в Центрах дополнительного профессионального образования и всем, кто самостоятельно желает освоить базовые знания курса делопроизводства и рассмотреть процесс развития и сближения разных служебных обязанностей и функций при работе с документами. Структура и подробное изложение материала позволят использовать учебное пособие при любой форме обучения: очной, заочной, дистанционной, в формате онлайн. Введение Раздел 1 Документ в системе управления 1.1. Документ как носитель информации 1.2. Профессиональные понятия и определения в области делопроизводства 1.3. Законодательная и нормативно-методическая база документационного обеспечения управления 1.4. Функции документов 1.5. Классификация документов, документная систематика 1.6. Национальный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.97-2016. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов (утв. Приказом Росстандарта от 0... 1.7. Юридическая сила документа 1.8. Согласование и визирование документов 1.9. Использование оттиска печати, штампа при оформлении документов 1.10. Правовая охрана документов Практикум к разделу 1 Раздел 2 ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ 2.1. Системы документов управления 2.2. Система организационно-распорядительной документации (ОРД) 2.2.1. Организационные (организационно-правовые) документы системы ОРД. Общая характеристика и назначение документов. Подготовка проекта документа. Реквизиты документов, структура текста. Правила оформления и утверждения. Виды организационных документов 2.2.1.1. Учредительный договор. Устав предприятия 2.2.1.2. Положение 2.2.1.3. Положение о премировании. Требования к составлению. Согласование и визирование 2.2.1.4. Правила внутреннего трудового распорядка. Положение о персонале 2.2.1.5. Штатное расписание 2.2.1.6. Инструкция 2.2.1.7. Должностная инструкция как реальный документ управления. 2.2.1.8. Регламент 2.2.1.9. Памятка 2.2.1.10. Перечень 2.2.2. Распорядительные документы системы ОРД. Общая характеристика и назначение документов. Реквизиты, структура текста и правила оформления. Виды распорядительных документов: указы, постановления, приказы, распоряжения, решения, инструкции 2.2.2.1. Указы. Постановления 2.2.2.2. Приказы 2.2.2.3. Распоряжения 2.2.2.4. Решение 2.2.3. Информационно-справочные документы системы ОРД. Общая характеристика и назначение документов. Виды информационно-справочных документов. Особенности составления и оформления 2.2.3.1. Справка. Сводка. Справка формы СТД-Р 2.2.3.2. Докладная записка. Служебная записка. Предложение 2.2.3.3. Объяснительная (пояснительная) записка 2.2.3.4. Акты 2.2.3.5. Протокол. Выписка из протокола 2.2.3.6. Факс 2.2.3.7. Телефонограмма 2.3. Деловое письмо как основной вид переписки. Бланки для писем. Формуляр делового письма 2.3.1. Особенности официально-делового стиля составления текста делового письма 2.3.2. Виды служебных писем, составляющие основу деловой корреспонденции 2.4. Электронная переписка. Электронный документ. Требования к документам в электронном виде Практикум к разделу 2 РАЗДЕЛ 3. КАДРОВАЯ СЛУЖБА В СИСТЕМЕ УПРАВЛЕНИЯ 3.1. Организационные структуры кадровых служб и их функциональные особенности 3.2. Основы управления персоналом в работе кадровой службы: функции и направления деятельности 3.3. От отдела кадров к HR-службе 3.4. Документационное обеспечение работы кадровой службы. Государственное регулирование трудовых отношений 3.5. Система документации в кадровом делопроизводстве. Обязательные и дополнительные кадровые документы 3.5.1. Обязательные кадровые документы 3.5.2. Дополнительные документы в работе кадровой службы 3.5.3. Кадровый аудит своими силами 3.6. Документирование трудовых отношений 3.6.1. Психологические аспекты процедуры приема на работу. Собеседования. Как выйти победителем? 3.6.2. Работа с персональными данными 3.6.3. Рассмотрение персональных документов претендента на должность. Заявление. Автобиография. Характеристика. Рекомендательное письмо. Резюме. Сопроводительное письмо 3.6.4. Документирование приема на работу. Трудовой договор 3.6.5. Приказ о приеме на работу 3.6.6. Дистанционная работа. Оформление трудовых отношений с работниками на «удалёнке» 3.6.7. Личная карточка (форма Т-2). Правила оформления разделов личной карточки Т-2. Учет и хранение 3.6.8. Личное дело работника. Ведение личных дел. Оформление обложки и внутренней описи личного дела. Правила выдачи личных дел для работы 3.6.9. Трудовая книжка. Оформление обложки, титульного листа и содержательной части трудовой книжки. Правила ведения с учетом приказа Минтруда от 19.05.2021 № 320н «О трудовых книжках» 3.6.9.1. Книга учета трудовых книжек и вкладышей в них 3.6.10. Электронная трудовая книжка 3.6.11. Документирование предоставления отпуска работникам. График отпусков. Виды отпусков. Регулирование отпускных сроков. Приказ о предоставлении очередного оплачиваемого отпуска 3.6.12. Документирование перевода работника на другую работу. Ротация кадров. Виды переводов. Правила перевода на другую работу. Представление и Предложение на перевод. Приказ о переводе работника на другую должность 3.7. Документирование увольнения (прекращения трудовых отношений) по инициативе работника и по инициативе работодателя. Приказ об увольнении работника 3.8. Государственный надзор и контроль соблюдения работодателями трудового законодательства 3.9. Риск-ориентированный надзор в проверках ГИТ: критерии отнесения организации к категориям риска 3.10. Инфраструктура кадровой службы. Взаимодействие кадровой службы с органами государственной власти. Задачи и функции GR-менеджера 3.11. Ответственность за ведение и сохранность кадровой документации 3.12. Электронный документооборот в трудовых отношениях Практикум к разделу 3 РАЗДЕЛ 4 ОСОБЕННОСТИ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ, СОДЕРЖАЩИМИ КОММЕРЧЕСКУЮ ТАЙНУ И КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫЕ СВЕДЕНИЯ 4.1. Конфиденциальность и реальность. Законодательное и нормативное обеспечение защиты конфиденциального делопроизводства. Основные понятия и термины 4.2. Человек как носитель информации. Неформальные воздействия на носителя и каналы утечки конфиденциальной информации 4.3. Сущность и особенности конфиденциального делопроизводства, его задачи и составные части 4.4. Конфиденциальная информация и коммерческая тайна. Общее и различия 4.5. Права и обязанности обладателя коммерческой тайны по ее защите 4.6. Утрата и утечка конфиденциальной документации. Формы уязвимости 4.7. Системы и направления защиты ценной информации и конфиденциальных документов 4.8. Организация работы с документами, содержащими коммерческую тайну и конфиденциальные сведения 4.8.1. Формирование и хранение дел с документами, содержащими коммерческую тайну и конфиденциальную информацию. Номенклатура дел 4.8.2. Контроль сохранности документов. Проверки наличия документов с грифом ограничения доступа 4.9. Особенности работы с документированной информацией ограниченного распространения (ОР), с пометкой «Для служебного пользования» (ДСП) 4.10. Защита конфиденциальной информации при проведении совещаний и переговоров 4.10.1. Организационное обеспечение совещания и переговоров 4.11. Защита ноу-хау и конфиденциальной информации при проведении рекламно-выставочных кампаний 4.11.1. Участие предприятия в выставке. Цели и задачи 4.11.2. Работа персонала предприятия с посетителями выставки 4.12. Предоставление информации, составляющей коммерческую тайну предприятия, в рамках трудовых отношений и охрана конфиденциальности информации при ее предоставлении (ст. 11. ФЗ № 98 от 29 июля 2004 г.) Практикум к разделу 4 РАЗДЕЛ 5 ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ПИСЬМЕННЫМИ и УСТНЫМИ ОБРАЩЕНИЯМи ГРАЖДАН 5.1. Конституционное право граждан на обращения. Законодательное и нормативное регулирование работы с обращениями граждан 5.2. Классификация обращений граждан. Основные виды индивидуальных и коллективных обращений граждан. Заявление. Предложение. Жалоба. Петиция. Ходатайство. Характеристика и назначение документов. Правила составления и оформления текста документов 5.2.1. Предложение как обращение, не связанное с нарушением прав и законных интересов 5.2.2. Заявление как обращение по поводу реализации прав или нарушения законов 5.2.3. Жалоба как выражение конституционного права гражданина 5.2.4. Петиция. Особенности составления текста документа. Правовая основа подачи и рассмотрения 5.2.5. Ходатайство. Характеристика и назначение документа. Основания и повод для составления и правила оформления 5.3. Прием и первичная обработка письменных обращений граждан. Аннотационный лист. Прием обращений граждан в форме электронных сообщений. Адреса наиболее популярных ресурсов для обращений граждан 5.4. Сроки и способы рассмотрения обращений 5.5. Регистрация письменных обращений граждан 5.6. Рассмотрение письменных обращений граждан 5.6.1. Основания для отказа в рассмотрении обращения 5.7. Работа с повторными обращениями граждан 5.8. Личный прием граждан. Работа с устными обращениями граждан 5.9. Контроль исполнения писем граждан 5.10. Формирование, оформление и хранение дел по обращениям граждан 5.11. Информационно-справочная работа по письменным обращениям граждан. Сводки и Справки о тематике обращений и о работе с обращениями граждан 5.12. Обжалование решений и действий, нарушающих право на обращение в органы власти 5.12.1. Порядок приема и рассмотрения обращений граждан в Прокуратуру 5.12.2. Порядок приема и рассмотрения обращений граждан в полицию Практикум к разделу 5 РАЗДЕЛ 6 ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА ПРЕДПРИЯТИЯ 6.1. Формы организации работы с документами. Документооборот. Документопотоки. Объем документооборота 6.2. Порядок обработки поступающих (входящих) документов. Прием и первичная обработка документов. Предварительное рассмотрение документов 6.2.1. Рассмотрение документов руководителем. Резолюция 6.2.2. Организация работы исполнителя с документами 6.3. Регистрация документов. Формы регистраций. Регистрация входящих документов 6.3.1. Журнальная форма 6.3.2. Карточная система регистрации документов 6.3.3. Автоматизированная (электронная) форма 6.4. Контроль исполнения документов (поручений) 6.5. Информационно-справочная работа с документами 6.6. Порядок обработки отправляемых (исходящих) документов 6.7. Порядок работы с внутренними документами 6.8. Номенклатура дел. Формирование документального фонда организации. Виды номенклатур 6.9. Формирование и оформление дел в текущем делопроизводстве. Оформление обложки дела 6.10. Хранение дел в текущем делопроизводстве (оперативное хранение) 6.11. Обработка дел для последующего хранения. Экспертиза ценности документов. Экспертная комиссия (ЭК), ее задачи и функции 6.11.2. Оформление дел для архивного хранения. Полное и частичное оформление дел. Оформление обложки дела. Лист-заверитель дела. Внутренняя опись дела 6.11.3. Передача дел в архив организации. Составление описей дел Практикум к разделу 6 ПРИЛОЖЕНИЯ Приложение А Пример Положения об отделе охраны труда Приложение Б Пример Положения о премировании работников Приложение В Пример должностной инструкции НR-менеджера Приложение Г Типовые сроки исполнения документов в государственном органе, органе местного самоуправления Библиография